Domaine d'expertise
Administration Des Ventes
La vraie vie d’une Directrice ADV
Le contexte
Dans un grand groupe industriel qui traverse une passe difficile, nous rencontrons la Directrice de l’ADV. Reconnue pour sa grande implication et son sens client, celle-ci vient de s’engager à diviser par deux son délai Order to Invoice (Commande et Facture) pour soulager la trésorerie. Sacré challenge, d’autant plus que la situation actuelle est particulièrement compliquée :
- Le délai actuel est de 8 jours de cycle au lieu des 2 visés : 20 M€ de CA dorment dans le système.
- 3 % de lignes erronées : 1 500 avoirs par mois, 400 k€/an de refacturations, image écornée.
- 7 % de commandes bloquées en litige (prix ou livraison) : 12 M€ de backlog, coups de fil tendus.
- Ses équipes sous pression chronique avec un absentéisme qui frôle les 20 %, les managers sont épuisés. Les tensions avec la logistique sont palpables.
Ce que nous avons proposé
Pour atteindre la cible sans ajouter de stress, nous avons proposé 5 leviers en parallèle :
- Former les managers avec leur équipe à rendre visible le flux « commande ➜ facture » ; afin d’identifier ce qui bloque.
- Mettre en place un rituel quotidien “Bac Rouge Commandes” : chaque ordre bloqué ou > 48 h est traité sur-le-champ via une méthode de résolution de problème.
- Lancer une Obeya hebdo OTC (ADV + Logistique + Finance) pour solder les dossiers complexes, lever les blocages de processus … et apaiser les tensions.
- Travailler avec les équipes du pricing pour simplifier voire automatiser au maximum le contrôle des prix avant l’émission des factures : les erreurs sont stoppées à la source.
- Passer peu à peu à un format standard de saisie des commandes via un gabarit unique, pour expérimenter ses bénéfices.
Les résultats obtenus
Après 4 mois d’intervention :
- Le cycle commande → facture est très nettement diminué de –5 jours (8 → 3), le cash remonte plus vite vers la trésorerie.
- -80% de commandes bloquées > 48 h, le flux est nettement fluidifié.
- Les litiges prix / livraison (stock) sont clairement repris en main : –40 %, les appels clients se font plus sereins.
- Cash accéléré sur la période : +18 M€, objectif trésorerie atteint sans effort supplémentaire.
- Et surtout : grâce aux rituels Bac Rouge et à l’Obeya, l’équipe respire à nouveau et les tensions internes sont nettement atténuées.